הסכם של משרד רואי חשבון עם לקוח - על מה לשים לב?

משרדי חשבונאות

משרדי רואי חשבון הם אחת מקבוצות הגופים שעמם משתפים ארגונים אחרים פעולה לרוב. לא משנה אם מדובר על עסק קטן של איש יחיד או על חברה גדולה, כולם צריכים למלא את חובותיהם החשבונאיות, ולמשרד רואי החשבון אין ערך רב בכך. איך צריך להיראות חוזה משרד רואי חשבון עם לקוח כדי להבטיח את הנוחות של שיתוף פעולה פורה לשנים רבות? מה לבדוק לפני שמתחילים שיתוף פעולה עם משרד רואי חשבון?

מה משפיע על בחירת משרד רואי חשבון?

בחירת משרד רואי חשבון היא אתגר רציני ביותר שיזמים מתמודדים איתו בדרך כלל כבר בתחילת הקמת העסק שלהם. אין צורך להזכיר את היתרונות של מיקור חוץ של שירותי הנהלת חשבונות - חיסכון בזמן, מזעור הסיכון לטעויות חשבונאיות שיובילו להטלת קנסות גבוהים, ללא לחץ הקשור לעדכון מתמיד של הידע על תקנות החשבונאות.

עם זאת, על מנת להפוך את הבחירה לטובה ככל האפשר, אנו מציעים לאילו אלמנטים לשים לב כאשר מחפשים משרד רואי חשבון אמין. בתעשיות רבות אחרות, רק לקוחות קיימים יכולים לספק את איכות השירות. במקרה של שירותי ראיית חשבון, תעודת שר האוצר מספקת שירותים באיכות גבוהה מאוד. תעודה כזו מקנה לך ניהול פנקסי חשבונות, המאשרת את האיכות הגבוהה של השירותים הניתנים על ידי משרד נתון.

גורם נוסף שלקוחות בודקים הוא ביטוח אחריות, שהוא רכישת חובה לכל משרד רואי חשבון המנהל ספר חשבונות. אם למשרד רואי החשבון יש תעודת שר וביטוח אחריות צד ג', סביר יותר שיזמים יתחילו שיתוף פעולה, אולם יש להקדים אותו בחתימה על חוזה מתאים.

הסכם של משרד רואי חשבון עם לקוח - המרכיבים החשובים ביותר

נעבור לדיון ספציפי על חוזה לקוח לדוגמה עם משרד רואי חשבון. אילו מרכיבים חייבים להיכלל בחוזה כזה? מעל הכל:

  • צדדים מוגדרים בבירור לחוזה, כלומר שם החברה המספקת שירותי ראיית חשבון ושם החברה שתשתמש בשירותים אלו.

  • תקופת החוזה - לרוב החוזה נכרת לתקופה בלתי מוגבלת, ותנאי סיומו מתוארים בהרחבה. כמובן שניתן לקבוע את משך ההתקשרות לתקופת זמן ספציפית, כמו שנה או חמש שנים.

  • מידע על היקף השירותים הניתנים על ידי משרד רואי החשבון. האם החוזה נוגע לניהול ספרים מסחריים, פנקס הכנסות והוצאות מס, או תיעוד הקשור לנושאי משאבי אנוש ושכר.כמו כן, החוזה צריך להכיל מידע מפורט על מועד מסירת מסמכים ספציפיים והאופן בו יאחסנה משרד רואי החשבון מסמכים אלו.

  • מידע על עלויות הקשורות במתן שירותי הנהלת חשבונות. בהתאם לפרטים של שיתוף פעולה נתון, התגמול עשוי להיות קבוע או תלוי בהיקף העבודה.

  • מידע נוסף - החוזה של משרד רואי החשבון עם הלקוח צריך להכיל גם מידע נוסף נוסף, כגון חובת המשרד לשאת באחריות הקשורה לטעויות, הצהרת GDPR, ויפוי כח אפשריים, אשר עשויים להיות חשובים במסגרת שיתוף הפעולה. בין החברה למשרד רואי החשבון.

כללי שיתוף פעולה ברורים ושקופים

לא משנה כמה נרחב ייבנה החוזה, בואו נזכור נושא אחד חשוב ביותר. אנחנו מדברים על שקיפות. שיתוף הפעולה של משרד רואי החשבון עם הלקוח צריך להתבצע ללא בעיות ואי הבנות – הרי שני הצדדים משתדלים לוודא שהכל יהיה בסדר הכי טוב בצד הפיננסי של החברה.

לפיכך, אם החוזה או אחת מנקודותיו אינה ברורה ליזם, חובת המשרד היא להפיג כל ספק ולהסביר את הלגיטימיות של נקודה זו.

מאילו לולאות משפטיות בחוזה שני הצדדים צריכים להימנע?

כאמור, הבסיס לשיתוף פעולה מוצלח בין רואי החשבון ללקוח הוא שקיפות שיתוף הפעולה והסכם בין רואי החשבון ללקוח המובן לשני הצדדים. לפיכך, מחד גיסא, אין זה מקובל שמשרד רואי החשבון יכלול בחוזה נקודות הפוגעות במידות טובות, ומאידך גיסא, שהלקוח יכלול הוראות שעלולות להיות בלתי הולמים את מחיר השירותים המוסכם. מאילו לולאות משפטיות שני הצדדים צריכים להימנע?

הראשונה מבין ההוראות בחוזים היא הגבלת אחריותו של רואי החשבון רק לנזק שנגרם במזיד. מה זה אומר על הלקוח בפועל? שבמקרה של טעות חשבונאית מקרית (המהווה בפועל 99% מהמקרים), הלקוח אינו יכול לדרוש פיצוי בגין הנזק שנגרם. תיקון פוטנציאלי לרישום כזה אפשרי רק במקרה שהאחראי על ניהול הספרים בכוונה טועה. הוראה נוספת מסוג זה היא חובת אימות של רישומי חשבונאות של הלקוח, הקשורה בידע המומחה שלו. האם לא בגלל זה היזם מוציא תהליכים מסוימים לגורמים נפרדים, בשל העובדה שהוא לא יודע זאת בעצמו?

מאידך, בחוזים בין רואי החשבון ללקוח, יש מדי פעם רישומים שפוגעים במשרד רואי החשבון. דוגמה לכך היא ההוראה על מספר עונשים חוזיים שאינם מוצדקים בפועל, בעיקר בשל ביטוח אחריות צד ג' המבטיח את רוב המקרים.

האם חוזה בעל פה למתן שירותי ראיית חשבון מחייב כמו חוזה בכתב?

על פי הפרשנות הקיימת כיום להוראות הדין, חוזה בעל פה למתן שירותי ראיית חשבון מחייב אף הוא, ובלבד שהאישור על שירותים כאמור הינו חשבוניות מחזוריות שהונפקו ללקוח. במצב בו שיתוף הפעולה אינו מאושר בחוזה בכתב, זכותו של הלקוח להגיש תביעות בגין טעויות או רשלנות, כל עוד שירותי הנהלת החשבונות בוצעו באופן רציף ולא מזדמן.