חיסכון במשרד? יותר קל ממה שאתה חושב!

שירות העסק

בעת ניהול החברה שלו, כל יזם מתמקד בשני עניינים חשובים ביותר - מקסום רווחים ומזעור עלויות. לכן כדאי להבין שהפחתת הוצאות החברה יכולה להתחיל כבר במשרד - וללא מאמץ רב.

אקולוגיה אופנתית

אקולוגיה והתנהגות ידידותית לטבע הם עכשיו חמים - וטובים מאוד. הם בדרך כלל לא רק טובים לסביבה, אלא גם חסכוניים מאוד. לכן, כדאי להפוך את המשרד שלכם למשרד אקולוגי.

קודם כל – רצוי לחסוך בחשמל. ניתן לעשות זאת בהתחלה - על ידי השקעה במכונות עם תעודות מתאימות, ליידע על צריכת אנרגיה נמוכה יותר. עם זאת, הציוד המשמש כיום בחברה עשוי להיות גם זול יותר לשימוש. מחשבים הם כמובן הבסיס כאן - אם כל עובד בחברה יכבה את המוניטור לפרק זמן ארוך יותר, צריכת האנרגיה תפחת. הולכים רחוק יותר – כדאי ליישם את עקרון כיבוי הציוד (מחשבים, מסכים, מדפסות) לפני תום יום העבודה. כדאי לזכור שגם במצב המתנה, הציוד עדיין חייב להשתמש באנרגיה לאספקת חשמל.

ניתן גם לחסוך באנרגיה במטבח המשרדי. כאשר מרתיחים מים לתה או לקפה, כדאי להעריך בדיוק כמה נוזלים יהיה צורך ולשפוך רק כמות זו לקומקום. יש לזכור את המים גם בהקשר רחב יותר – למרות שהתקנת אטמים על הברזים ומניעת טפטוף מים עשויים להיראות טריוויאליים, בפועל, צריכת המים למעשה מצטמצמת לאורך זמן ארוך יותר.

מאז כניסת חוק האשפה לתוקף, גם הפרדת האשפה הפכה לרווחית מאוד. במשרד קלאסי זו לא משימה מסובכת - בפועל מספיקה מיכל לפלסטיק, נייר ושאר פסולת. עמלות קטנות יותר בוודאי יהוו פרס טוב על המאמץ שהושקע.

הדפסה משתלמת

למרות שיותר ויותר משימות מבוצעות כיום באמצעות מחשבים, הדפסת מסמכים היא עדיין השקעה גדולה מאוד. למרבה המזל – יש גם הרבה הזדמנויות חיסכון.

כדאי לקחת את נושא החיסכון ברכישת הציוד. מדפסות לייזר, למרות שפחות אטרקטיביות בזמן הרכישה ממדפסות הזרקת דיו קלאסיות, הן חסכוניות יותר בהקשר של שימוש ארוך טווח. הם עובדים ביעילות רבה יותר, צורכים פחות חשמל ופחות דיו.

כדאי גם להשקיע במדפסת שיש לה אפשרות דופלקס אוטומטית. העובדה שהדפסה על שני צידי דף נייר מפחיתה משמעותית את צריכת הנייר לא צריכה להפתיע אף אחד. עם זאת, אם הציוד אינו מותאם להחלפת גיליון אוטומטית, אלא יש מה שנקרא תוכנה דופלקס (דורש שינוי עמוד ידני) יכול להיות בעייתי. לעתים קרובות קורה שהכנסת עמוד שגויה גורמת להכרח להדפיס הכל שוב. לכן, כדאי לשקול או ציוד ממש טוב או חוברת הוראות מפורטת למתקדמים קצת פחות.

ניתן גם לחסוך בנייר על ידי הקטנת גופנים וצמצום השוליים במסמכים מודפסים. זה חשוב במיוחד במצבים שבהם הקבצים להדפסה גדולים באמת. אם אפשר, כדאי לשקול גם לצמצם את העמודים לחלוטין ולהדפיס, למשל, שניים על אחד. תדפיס ממדפסת באיכות טובה לא אמור לגרום לבעיות בקריאה, גם בגודל כה מופחת.

הרעיון האחרון לחסוך בהדפסה הוא להדפיס פחות. נכון לעכשיו, אפילו התקנות הופכות ליברליות יותר ויותר מבחינת מסמכים אלקטרוניים - לכן לא כל החשבוניות, החשבונות או החוזים חייבים בהכרח להיעשות בצורת נייר. גם מוניטורים - יותר ויותר מודרניים ופחות מזיקים - מאפשרים קריאה ללא תקלות של טקסטים ארוכים אפילו. אז כשאין ממש צורך בהדפסה, כדאי לוותר על ההדפסה.

משרד אלקטרוני? למה לא!

בנקודה הקודמת כבר הוזכר שכיום מתרחשים יותר ויותר אירועים בעולם הוירטואלי – גם במשרד. לכן כדאי לנצל את ההזדמנויות שמציע האינטרנט.

ראשית, כדאי לשקול תחליפים לתוכנת מחשב, שבלעדיהן אי אפשר לתפקד, ומהווה חלק נכבד מהוצאות החברה. יש יותר ויותר אלטרנטיבות בעניין הזה. הראשון הוא המרת תוכנות מסחריות לגרסאות חינמיות ציבוריות. בניגוד למראה החיצוני, הם מתפקדים לרוב על פי עקרונות מאוד דומים ונשאר רק להתרגל למראה שונה או סידור של אייקונים מעט.

הפתרון השני, שהופך יותר ויותר פופולרי, הוא תוכנה בצורת פלטפורמות מקוונות. היתרון הגדול שלו הוא העובדה שלרוב מספיק רישיון אחד, עליו יוכל אז כל המשרד לעבוד - עם מחשבים רבים. אין גם צורך לבצע עדכונים שנדרשים עבור תוכניות קלאסיות בצורה של קופסאות. ספק התוכנית דואג לרוב שהכלי שהוא מספק יהיה תמיד מעודכן.

יתרה מכך, השימוש באינטרנט מאפשר עבודה הרבה יותר גמישה הן של הבוס עצמו והן של העובדים. בשל העובדה שהגישה למסמכי החברה אפשרית מכל מקום עם מחשב המחובר לאינטרנט, ישנה אפשרות לעבוד מהבית.

חיסכון במשרד הוא לא חלום צינור - עם קצת מאמץ אפשר להשיג כאן לא מעט. כל מה שצריך זה קצת יצירתיות, החלטות מחושבות לעתיד ובעיקר - כוונות טובות. הודות לכך, הסוחר יכול לחסוך הרבה.