משנת 2019, תקופה חדשה לאחסון תיעוד עובדים

שֵׁרוּת

שנת 2019 הקרובה מכינה שינויים רבים למחלקת משאבי אנוש ולמעסיקים עצמם. אחד הדברים החשובים ביותר שאנשים רבים חיכו להם הוא קיצור תקופת השמירה על רישומי עובדים. כל השינויים שיחולו מהשנה החדשה הוסדרו בחוק מיום 10 בינואר 2018 לתיקון פעולות מסוימות בקשר לקיצור תקופת האחסון של תיקי עובדים והאלקטרוניקציה שלהם. תבדוק מה ישתנה!

איך היה עד עכשיו?

עד סוף 2018, תקופת שמירת תיקי העובדים הייתה 50 שנה. אולם, בשל העובדה שתיעוד העובד מורכב ממסמכים שונים מאוד, משך אחסונם היה שונה. זה נבע מהוראות נפרדות המסדירות מסמכים בודדים. כך, השינויים שייכנסו לתוקף בקרוב, יתקנו את תקופת שמירת תיעוד העובדים, שמשמעותה במקרה אחד היא קיצור תקופת האחסון, ובאחרים - הארכה.

מתכונים שונים לעובדים שונים

עקב כניסת התקנות לתוקף ב-1 בינואר 2019, לרבים יש ספקות לגבי אנשים שהועסקו מוקדם יותר? אנו יכולים להבחין בין 3 קבוצות עובדים ונהלים שונים לאחסון תיעוד עובדים:

  • עובדים המועסקים לאחר 1 בינואר 2019 - עבור עובדים אלה, תקופת האחסון של תיעוד העובדים היא 10 שנים;

  • עובדים המועסקים בין ה-1 בינואר 1999 ל-31 בדצמבר 2019 - תקופת שמירת רישומי העובדים נקבעת על פי התקנות הישנות (כלומר 50 שנה). ניתן לקצר אותו ל-10 שנים אם המעסיק סיים את הפורמליות:

    • מגיש הצהרה ל-ZUS (ZUS OSW) ו

    • דוח מידע (ZUS RIA) - ל-ZUS ולעובד לשעבר או בהווה;

  • עובדים שהועסקו לפני 1 בינואר 1999 - תקופת שמירת תיעוד העובדים הינה 50 שנה, ללא אפשרות לקיצור תקופה זו

חובת מידע על תקופת האחסון

מהתקנות החדשות עולה כי המעסיק מחויב ליידע את העובד לגבי תקופת שמירת תיעוד העובד.

סעיף 946 החדש לחוק העבודה מציין כי במקרה של סיום או פקיעת יחסי העבודה, המעסיק מחויב לספק לעובד את האישור בנייר או אלקטרוני על:

  1. תקופת שמירת תיעוד העובדים, כלומר 10 שנים;

  2. יכולתו של העובד לאסוף תיעוד עובד עד תום החודש הקלנדרי שלאחר תום תקופת האחסון לתיעוד העובד;

  3. השמדת תיעוד עובד אם לא נאסף בתוך התקופה האמורה בסעיף 2.

כך שבפועל, לאחר סיום יחסי העבודה עם עובד, יש להמציא לו בנוסף לתעודת העסקה מסמך המציין את הנקודות הנ"ל. זה יהיה נוהג טוב במידע לעיל לציין תאריכי סיום ספציפיים לתקופת השמירה ותאריכי קבלת התיעוד.

כיצד לקבוע את תקופת האחסון של תיעוד העובדים?

קביעת תקופת השמירה עשויה להיראות מסובכת, אבל היא לא.

 

כיצד לקבוע את תקופות האחסון בפועל ואילו פעולות יש לבצע?

  1. קביעת תקופת 10 שנות אחסנה - יש לספור תקופה זו החל מהשנה הקלנדרית הבאה לאחר שנת סיום יחסי העבודה.

דוגמה 1.

החוזה של מר קובלסקי מסתיים ב-13 במרץ 2019. המשמעות היא שסוף תקופת 10 השנים הוא 31 בדצמבר 2029.

  1. 30 יום לאיסוף התיעוד של העובד.

דוגמה 2.

אם תקופת שמירת המסמכים תסתיים ביום האחרון של דצמבר 2029, יש לעובד עד 31 בינואר 2030.

  1. במידה והעובד לא אוסף את תיעוד העובד שלו, המעסיק מחויב להשמידו תוך 12 חודשים.

דוגמה 3.

העובד קובלסקי לא אסף את תיעוד העובד שלו עד סוף ינואר 2030. המעסיק מחויב להשמיד אותו עד סוף ינואר 2031. לאחר תאריך זה, שמירת התיעוד תהיה בלתי חוקית

כפי שאתה יכול לראות, לא קשה לקבוע את תקופת האחסון של תיעוד העובדים. עם זאת, השינויים שתוארו לעיל מציגים חובות ונהלים נוספים. כדאי לזכור אותם בעת יישום תקנות חדשות.