כיצד לבחור תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה?

שֵׁרוּת

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה עבור כל חברה תהיה בעלת משמעות אחרת. בחירת הכלים לעבודה צריכה לקחת בחשבון את הספציפיות של החברה, הצרכים והתקציב. במאמר תמצאו מידע על מה לחפש בבחירת תוכנית משאבי אנוש עבור החברה שלכם.

זמינות התוכנית

קשה לדמיין שלפני תריסר ומשהו שנים לא היו זמינות בשוק תכניות משאבי אנוש ושכר מקוונות - כל הפעילויות בוצעו באופן נייח, לעיתים באופן ידני, התגמול חושב גם על תיעוד נייר. נכון לעכשיו, יש הרבה אפשרויות בשוק: הן תוכניות משאבי אנוש מקוונות והן נייחות. עם זאת, ישנה נטייה ליצור כלים חדשים יותר ויותר, מה שאומר שאתה יכול ללכת לאיבוד באיזה מהם הוא הטוב ביותר עבור החברה שלנו. עם זאת, יש בהחלט תכונות אוניברסליות של התוכנה שיאפשרו לך לקבל החלטת רכישה. אחד מהם הוא נגישות.

מה המשמעות של זמינות תוכנית? זוהי היכולת להשתמש בכלי. כאן כדאי להבחין בין שתי קטגוריות חשובות ביותר:

  • תוכניות זמינות רק נייחות - כדי להשתמש בתוכנית, עלינו להיות פיזית במשרד ליד המחשב;
  • תוכניות זמינות באינטרנט - איננו חייבים להיות פיזית במשרד ביחידת המחשב הנתונה שעליה מועלית התוכנית; כל מה שאתה צריך זה כניסה וסיסמה לפלטפורמה וחיבור לאינטרנט.

תוכנית מקוונת

כבר כמה שנים שתוכניות משאבי אנוש זמינות באינטרנט הן זוכות לניצחון בשוק הפולני. ההתפתחות הטכנולוגית שינתה לחלוטין את הגישה לחברות תומכות תוכנה, ואנו לא יכולים לשכוח את העבודה מרחוק, שהופכת יותר ויותר פופולרית מיום ליום. למרות שעדיין יש יזמים שלא סומכים על כלי ענן (נתונים המאוחסנים באינטרנט), אבל יש פחות ופחות כאלה. יזמים ספקנים לגבי סוג זה של יישומים מציינים כי הם חוששים מדליפת נתונים, והם מודאגים מהצורך לקצץ מקומות עבודה, שכן באופן כללי, רכישת תוכנית מקוונת כרוכה בפחות אחריות לעובדי מחלקה נתונה (עבור חלק זה עשוי להיות יתרון).

הודות לתוכנות בענן, תוכלו להשתמש בהן בכל מקום ובכל זמן.

המגבלה היחידה בפתרון זה היא הצורך בגישה לאינטרנט.

בעת בחירת תוכנית משאבי אנוש ושכר, תחילה עליך להחליט אם היא צריכה להיות בצורה נייחת או מקוונת. אם אנחנו רוצים גמישות וניידות מלאה אז כדאי להשקיע בתוכנת אינטרנט.

ממשק ונוחות שימוש

בדיוק כמו בקניות בחנות רגילה, אנחנו שמים לב קודם כל למראה החיצוני בקניית תוכנה. בחנות, למשל חנות בגדים, אנו בוחנים את הניקיון או המקצועיות של הצוות - לרוב זה תלוי אם אנחנו מקבלים החלטת רכישה או לא. לכן, תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה חייבת להיות בעלת ממשק ידידותי למשתמש ולהיות קלה לשימוש. חברות רבות מציעות גרסת דמו בחינם או, במקרה של תוכניות מקוונות, תקופת ניסיון בחינם. אז בואו נשתמש באופציה הזו כדי לא לקנות חזיר. לחיצה על כל תהליך ההעסקה או חישוב השכר בהחלט תשפיע על ההחלטה האם מוצר נתון אופטימלי עבורנו. הדבר הפורה ביותר יהיה להכיר שתי הצעות או יותר ולהשוות ביניהן מבחינת פונקציונליות. במהלך הבדיקה, זה יעזור לרשום את כל התכונות שבהן אנו רוצים להשתמש. יש לזכור שאם יש אירועים ספציפיים בחברתנו, למשל גובים קצבאות מיוחדות או שיש זמן עבודה פרטני, כדאי לשאול את הספק לפני הרכישה ובשלב הבדיקה האם הוא יענה על הצרכים שלנו בתחום זה . מפתחי תוכנה רבים כבר מציעים תמיכה טכנית או עזרה מצוות השירות בזמן בדיקת הגרסה החינמית. רצוי לשאול על כל ההיבטים המעניינים אותנו, תוך בחינת צורת ההתקשרות עם הספק העתידי והערכת נכונותו לעזרה ומחויבות.

יישום ושירות לאחר מכירה

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה, למרות שהיא קלה לשימוש, יכולה - במיוחד בהתחלה - לייצר הרבה שאלות מהמשתמשים, במיוחד בכל הנוגע להגדרות ופרמטרים. כפי שכבר ציינו, כדאי לברר האם נותן השירות העתידי מציע הצעת יישום ואיך נראה השירות לאחר המכירה. ספקים רבים מציעים תמיכה הן במהלך היישום והן לאחריו. לפני הקנייה, ודאו איזו עזרה מוצעת, באיזו תדירות והאם היא בתשלום נוסף. כדאי להבטיח כי בכל מקרה של בעיות במהלך השימוש במערכת, ספק התוכנה יציע לנו תמיכה. חשוב לבדוק שסיוע כזה זמין בשעות אחר הצהריים ובסופי שבוע אם אתה משתמש בתוכנה באותו זמן.

WFirma.pl עונה על כל הדרישות של תוכנית משאבי אנוש ושכר מקוונת טובה, נסה זאת בחינם!

עדכונים ואבטחה

תקנות דיני העבודה משתנות כמעט בן לילה והמעקב אחריהן עשוי להיות מאוד מייגע. תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה צריכה לעמוד בקצב הסטנדרטים המשפטיים המשתנים, ויותר מכך - היא צריכה לספק תמיד נתונים עקביים ועדכניים. לפני בחירת התוכנה יש לקבוע אפוא באיזו שעה מתבצעים עדכוני המערכת, האם יש לבצעם באופן ידני או אוטומטי, ובעיקר – האם הם בתשלום. האפשרות האופטימלית ביותר תהיה כאשר העדכונים מבוצעים באופן אוטומטי ואינם מייצגים עלות נוספת. לאחר מכן נוכל להיות בטוחים שהתוכנה שלנו תעמוד בסטנדרטים המשפטיים החלים בכל עת - היא חוסכת גם זמן וגם כסף, אבל גם בעלת שקט נפשי.

אינטגרציה ופונקציונליות מודרנית

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה היא כזו שמבטיחה אינטגרציה עם מערכות ZUS וארה"ב. לפני הקנייה כדאי לברר האם לתוכנה יש אפשרות לשלוח גם הצהרות בקשה וגם הצהרות חיוב ישירות למוסד לביטוח לאומי. אין ספק שפתרון כזה כבר צריך להיות סטנדרט עבור תוכניות משאבי אנוש מודרניות. עם זאת, זה לא המקרה ורבים מהם עדיין לא מציעים אפשרות זו. קודם כל, האינטגרציה היא נוחות גדולה - אין צורך לייצא נתונים לתוכנות אחרות, זה מקצר משמעותית את זמן הכנת המשלוח למשרד ואת כל תהליך החיוב. זה שימושי במיוחד, למשל, בתחילת השנה, כאשר מחלקת משאבי אנוש חייבת לשלוח במהירות וביעילות PIT למס.

תוכנית משאבי אנוש מודרנית וטובה צריכה להיות בעלת פתרונות חדשניים שיקלו על ביצוע התפקידים היומיומיים. לפני הקנייה, כדאי לבדוק אם לתוכנית יש:

  • פאנל לעובד, בו העובד מקבל את הנתונים החשובים ביותר על ההעסקה השוטפת;
  • הפונקציה של שמירת תיקים אישיים אלקטרוניים, בהתאם לדרישות הקבועות בחוק;
  • יבוא חופשת מחלה אלקטרונית;
  • אפשרות אחסון תדפיסים;
  • סגנונות יישום שונים;
  • תשלומים מהירים ויצוא לבנק.

כפי שכבר ציינו, לפני שבוחרים תוכנית כדאי להכין רשימת ציפיות ושאלות ולבקש מהספק לוודא שהכלי עומד בכל הקריטריונים שלנו.

תמיכה בגיוס עובדים

ישנן תוכניות משאבי אנוש ושכר אשר, מלבד שירותים רבים, מציעות פונקציות נוספות המקלות על תהליך הגיוס. כמובן שמדובר באפשרויות משלימות והן לא יועילו לכולם, אבל בהחלט כדאי לבחון מקרוב בשלב החיפוש, כי בעתיד הן עשויות לאפשר לנו לחסוך הרבה.

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה יכולה להחליף יישומים אחרים. לפני הקנייה, בואו נשאל את הספק אם הם מציעים פונקציות נוספות.

יש לציין האם התוכנית מאפשרת לשלוח נתונים ישירות למועמד למשרה או שהיא מציעה פרסום מודעות דרושים באתרים חיצוניים. תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה מאפשרת להחליף אפליקציות ותוכניות אחרות, שיכולות לייצר חיסכון גדול, ולכן יש לנתח גם היבט זה לפני הקנייה.

התחל תקופת ניסיון חינם של 30 יום ללא כל תנאים!

גמישות ומדרגיות

בבחירת כלי משאבי אנוש ושכר, יש לשים לב לגמישותו וליכולת לשמור על יעילות תוך הגברת העומס. יש לכך חשיבות מיוחדת בהתפתחות החברה, שבה היקף העובדים המחויבים גדל כל הזמן. התוכנית צריכה להתעדכן בהתפתחות החברה. כאשר ישנם עובדים רבים בחברה, כדאי גם לבדוק האם לכלי יש פונקציות קולקטיביות. העניין הוא האם לחיצה אחת נותנת תוצאה לכל העובדים: למשל יצירת מסמכים קולקטיביים, יצירה המוני של תוספות, היכולת ליצור באופן חופשי פנקס שכר ולשנות במהירות את הנתונים שהוזנו.

אמון

אמון משחק תפקיד גדול בבחירת תוכנה עבור החברה שלך. אולם אם אינכם מכירים את הספק ואין לכם ניסיון בהתנהלות מולו, קשה לדבר על אמון בו. עם זאת, כדאי לעשות מחקר מוצק על האופן שבו הנתונים שלנו יאוחסנו, ואם וכיצד הם יהיו מוגנים. הרבה מידע כזה ניתן למצוא באתר של יצרן התוכנית, אבל כדאי לשאול על זה ישירות. מקור מידע רב ערך יכול להיות תמיכה טכנית, הן בצורת אפשרות הפניית פניות, והן עזרה מקוונת או מודפסת. האמון בספק העתידי נבנה כבר ברמת התקשורת הראשונה – אז נוכל להעריך כיצד יתייחסו אלינו בעתיד ולהחליט האם ברצוננו לשתף פעולה בטווח הארוך.

מחיר

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה בדרך כלל אינה בחינם. יש לציין כי בניית כלי לחישוב ושירות לעובדים היא עבודה עצומה הן מבחינה תכנית, הן מבחינה טכנית והן מבחינה ויזואלית. תעשיית משאבי האנוש היא כל כך ספציפית שהתקנות משתנות כל הזמן. מפיקי התוכנית עומדים בפני אתגר גדול לעמוד בקצב ולהציע פתרונות עדכניים כל הזמן. זה מתורגם לאיכות ומחיר. בעת ביצוע מחקר כדאי להשוות את מחירי התכניות בהן אנו מעוניינים, תוך בדיקה האם היא קבועה או משתנה (עשויה להיות תלויה במספר העובדים), האם ניתנים תשלומים נוספים או שהמודול הבסיסי מציע את כל פונקציונליות במסגרתו. כדאי לשאול על מבצע - ספקים רבים מציעים תקופת ניסיון בחינם או אפילו תקופות קידום ארוכות יותר. יש לשים לב האם המחיר כולל תמיכה טכנית, או שיש לרכוש אותו בנפרד.

סיכום

תוכנית משאבי אנוש ושכר טובה יכולה להשפיע באופן משמעותי על היעילות של מחלקת משאבי האנוש שלך. זה יכול למזער או לבטל לחלוטין שגיאות הקשורות לגורם האנושי. בחירת תוכנית משאבי אנוש ושכר היא החלטה רצינית, ולכן יש לקבל אותה רק לאחר מחקר מתאים. כדאי לזכור שהתוכנית צריכה להיות עדכנית, אינטואיטיבית ומשולבת. גם נושא השירות חשוב וכאן גם צריך לבדוק האם התמיכה הטכנית לאחר הרכישה היא בחינם או בתשלום נוסף. בשלב המחקר כדאי לשאול ולהשוות בין הפתרונות המוצעים בשוק, כי ישנם רבים מהם, והבחירה בתוכנה המושלמת עבור החברה שלנו יכולה לתרום משמעותית להצלחתה.

האם יש לך שאלה? שאל את המומחה שלנו! טיפים יומיים באינטרנט! שאל שאלה קְבוּצָה
wFirma.pl