רכב חברה – דרך להוכיח שזה באמת רכב חברה

מס שירות

החל מ-1 באפריל 2014 יש להוכיח את רוב כלי הרכב שהם למעשה משמשים רק לצרכי החברה. אין די בדיווח על רכב חברה למס' בטופס מע"מ-26 ושמירת תו קילומטרז'. לפיכך, כיצד מוכיחים שרכב חברה באמת משמש רק למטרות עסקיות וכי היזם זכאי במלואו לנכות מע"מ על הוצאות הקשורות לתפעולו השוטף?

רכב חברה - קילומטראז' מפורט בלבד

על מנת להבטיח את מהימנות רישומי הקילומטראז' שנשמרו לרכב החברה, יש לשמור את הרישומים בקפידה בכל פעם - בנוסף לציון שם ושם משפחה או חברה של הלקוח. כמובן שגם תיאור קצר של המקרה שלשמו בוצעה הנסיעה, למשל משלוח סחורה שהוזמנה, לא יזיק.

עדיף להחזיק רכב חברה ופרטי בו זמנית

באוצר מדגישים את מהות החשד לשימוש ברכב חברה מתחת ל-3.5 טון, הן למטרות עסקיות והן למטרות פרטיות - כאשר אין מדובר ברכב המיועד מבחינה מבנית רק לצורכי חברה. עצמאי המחזיק ברכב חברה בלעדי, בוודאי נשלל הזכות לניכוי מע"מ בשיעור של 100%. ישנה אפשרות – סביר מאוד – לשימוש ברכב למטרות פרטיות, וליזמים יהיה קשה לשלול זאת.

המצב הרבה יותר נוח כאשר לנישום יש שתי מכוניות: חברה ופרטית. ואז ליזם יש משימה קלה יותר, שכן ניתן להוכיח שמכונית אחת מיועדת רק לנסיעות עסקים, בעוד שהשנייה מיועדת לשימוש פרטי. עם זאת, יהיה זה בטוח לשמור מסמכים המאשרים את ההוצאות שנגרמו עבור השימוש בשני הרכבים. חשבוניות לרכב חברה צריכות להכיל תמיד מידע על מספר הרישום של הרכב שעבורו נגבה העלות – למרות שהתקנון אינו מחייב זאת עוד. הודות לכך, הנישום יוכל להוכיח כי הוא יכול להפריד בין שימוש פרטי לתאגיד.

זכרו לגבי כללי השימוש ברכב בחברה

למרבה הצער, ליזמים המגייסים עובדים יש משימה קשה להוכיח שרכבי חברה משמשים בפועל למטרות עסקיות. המעסיק אינו מסוגל לשלוט באופן מלא על הכפופים ועל מטרות נסיעתם בפועל באמצעות רכבי חברה. הפתרון היחיד שמוטל גם על משלמי המיסים הוא ניסוח כללים פנימיים לשימוש במכוניות בחברה, מה שנקרא חוֹק. זו דרך טובה להסביר את החובה לנהוג קילומטראז' בצורה מהימנה ואת האיסור המוחלט של שימוש ברכב פרטי.

כמו כן, כדאי לפרט את חובת השארת רכבי חברה מיד לאחר סיום העבודה של מועסקים באחד המקומות המיועדים, למשל חניון החברה.

כמו כן, אל תשכח ליידע את העובדים לגבי הכללים החלים. על מנת לאשר שהעובדים מכירים את התקנון, כדאי לאסוף הצהרות חתומות על ביצוע פעילות זו. בנוסף, התקנות צריכות להיות זמינות באופן כללי, למשל בכל רכב חברה.

חשוב לציין, עצם קביעת הכללים והיכרותם עלולה להתברר כלא מהימנה, אם לא ימונה אדם לפקח על קיום התקנות. לפיכך, יהיה צורך להגדיר לא רק את כל ההליך הקשור בשימוש במכוניות בחברה, אלא גם הקשור לשליטה בשימוש זה.

אתה מספק את הרכב לעובד - ערוך חוזה הפקדה!

צורה שונה של הגנה מפני האשמה אפשרית בשימוש ברכב חברה למטרות שאינן עסקיות, כאשר הרכבים מועמדו לשימוש העובדים - היא עריכת חוזה הפקדה בין העובד לחברה. בחוזה כאמור, העובד מתחייב בכתב ליטול אחריות על השימוש ברכב החברה בהתאם לכללים החלים בחברה.

GPS ברכב חברה

ניתן להשתמש בטכנולוגיית GPS גם לשליטה בשימוש ברכבי חברה, שבזכותה ניתן לתעד מסלולים שנסעו עם רכב נתון. עם זאת, חשוב מאוד ליידע את כל העובדים המשתמשים ברכבי החברה על צורה נתונה של בקרת נסיעה. כמו כן, יש לזכור כי מכשיר ה-GPS עצמו אינו מחליף את החובה לנהוג בקילומטרז' לצרכי מע"מ. עם זאת, זה עשוי להיות צורה נוספת של בקרה ותיעוד של אופן השימוש במכוניות למטרות עסקיות בלבד.

אתה סופר לאחור 100%? זכרו, אל תשכירו רכבים לעובדים!

לפי ההסברים של משרד האוצר, יזם המשתמש ברכב מנועי של פחות מ-3.5 טון בעסק ומנכה 100% מע"מ מההוצאות הנלוות לא צריך להשכיר אותם לעובדים. כמובן בתנאי שהחברה המנוהלת על ידי הנישום אינה מעורבת בדרך כלל בפעילות מסוג זה. כפי שניתן לקרוא בחוברת שהכין המשרד, פעולה כזו: "עלולה להעיד על ניסיון לעקוף את התקנות המיישמות את החלטת החריגה". כמובן שזה לא נובע ישירות מהתקנון, אך מומלץ להקדיש תשומת לב מיוחדת לנושא קביעת המחיר להשכרה אפשרית לעובד משלכם.

לסיכום, היזם רשאי להשתמש בשיטות נוספות - מלבד אלו המוטלות בתקנון - הקובעות שימוש במכוניות רק לצורכי הפעילות הנערכת. עם זאת, כדאי להבין שלעיתים קרובות הדבר כרוך בעלויות נוספות, כמו רכישת מכשירי GPS או לקיחת התחייבויות פורמליות נוספות, כמו קביעת תקנות.

התחל תקופת ניסיון חינם של 30 יום ללא כל תנאים!

רישומי קילומטראז' של רכב במערכת wFirma.pl

למשתמשי מערכת WFirma.pl יש אפשרות לשמור רישום של קילומטראז' הרכב (קילומטרים) במערכת בקישור ישיר בין הרכב להוצאות שהוכנסו. על מנת לשמור תיעוד של קילומטראז' הרכב (קילומטראז') במערכת wFirma.pl יש להזין תחילה את ערך מד המרחק של הרכב.

על מנת להשלים את קריאת המונה, עבור ללשונית הוצאות »קילומטרים» סטטיסטיקות מונים »הוסף סטטוס מונה» התחל להשתמש ברכב רק בפעילויות, כאשר בחלון המוצג, מלא את השדות הנדרשים ובחר את הרכב לשימוש בלעדי בפעילות.

לאחר מכן, ניתן לבצע הסדר מלא של עלויות וניכוי מע"מ מהוצאות הקשורות לרכב על בסיס רישום של קילומטרים שנסעו למטרות חברה, אותם יש להזין במערכת בכרטיסייה הוצאות »ק"מ" ק"מ »הוסף כניסה.

תיאור מפורט של ניהול רישום של קילומטראז' הרכב תואר בהרחבה במאמר: קילומטר - איך להוביל במערכת?