כיצד להוכיח שהמכונית משמשת אך ורק בחברה

מס שירות

תיקונים בחוק מע"מ בנוגע לשימוש במכוניות בחברה הביאו לצורך להוכיח כי הרכב נמצא בשימוש בחברה בלבד החל מה-1 באפריל 2014. הקילומטראז' ודיווח הרכב למס' בטופס מע"מ-26 לא תמיד מספיקים. אז איך מוכיחים שהרכב משמש רק לעסק ושאנחנו זכאים לנכות 100% מע"מ מהוצאות הקשורות לתפעול השוטף שלו?

הובילו את הקילומטר בפירוט

היזם בדרך כלל מגביל את הקילומטראז' לכניסה לעיר או לרחוב, ומציין את היעד בצורה מאוד מוגבלת, למשל "יציאה ללקוח". מצד שני, כדי ללכוד בצורה מהימנה את האירועים, יש לשמור את הערכים מעט יותר מדויקים בכל פעם - בדוגמה שניתנה יש לציין את שם ושם המשפחה או החברה של הלקוח. ודאי שגם תיאור קצר של העניין, למשל מסירת מסמכים, הגשת הצהרת מע"מ-7 וכדומה, לא יזיק.

יש לכם שני מכוניות: חברה ופרטית - הפרידו ותעדו את ההוצאות

מכיוון שמשרד האוצר מפנה את תשומת הלב בעיקר לחשד לשימוש ברכב חברה למטרות פרטיות במקביל, כאשר סוחר יחיד מחזיק במכונית אחת מתחת ל-3.5 טון ואין מדובר ברכב המיועד מבחינה מבנית למטרות החברה בלבד, ב. למעשה, זה בהחלט 100% ניכוי המע"מ יהיה ערער על ידי רשויות המס. במקרה כזה, ברור שקיימת אפשרות פוטנציאלית להשתמש ברכב לצרכים פרטיים - ולא ניתן לשלול זאת.

אולם כאשר יזם מחזיק בשתי מכוניות: רכב פרטי אחד ורכב חברה אחד, המצב נוח יותר עבור משלם המסים. ניתן להוכיח שמכונית אחת מיועדת לנסיעות עסקים בלבד, והשנייה מיועדת לשימוש פרטי. דרך נוספת להוכיח מצב עניינים שכזה היא לשמור מסמכים המאשרים את ההוצאות הן לחברה והן לרכב הפרטי. לאחר מכן יש לוודא כי החשבוניות מכילות מידע על מספר הרישום של הרכב אליו מתייחסת ההוצאה, למרות שהתקנון אינו מחייב זאת עוד. הוכחה כי עלויות נגרמות גם מהכיס הפרטי לרכב מחוץ לעסק תאפשר להראות כי הנישום מסוגל ומפריד בין שימוש פרטי לתאגיד.

ההליך המוצע לעיל אינו נובע מאף אחת מהתקנות החלות כיום, אולם עד שתתפתח פסיקה ברורה וספציפית בתיקים מסוג זה, כל צורה נוספת של תיעוד עשויה להגן על האינטרסים של הנישום.

הגדירו את כללי השימוש במכוניות של החברה – תקנות

החשד לאפשרות של שימוש ברכב חברה למטרות אחרות מלבד הפעילות הנערכת נופל גם מלמעלה על נישומים המעסיקים עובדים בחברתם. ככלל, לא ניתן להפעיל 100% שליטה על מטרת השימוש בפועל שלהם במכוניות. עם זאת, היזם רשאי לקבוע כללים ברורים לשימוש במכוניות בחברה, למשל על ידי הכללתן בתקנות פנימיות. תוכנו צריך להסביר את חובת נהיגת קילומטראז' מהימנה, וכן את איסור השימוש במכוניות למטרות שאינן פעילות רשמית. כמו כן, יש לפרט את החובה להשאיר מכוניות רשמיות לאחר סיום ביצוע תפקידי העובדים במקום ייעודי אחד.

כמו כן, באחריות המעסיק ליידע את כלל העובדים על הכללים שנקבעו. על מנת לאשר כי כל אחד מהעובדים מכיר את התקנון התקף בחברה, יש צורך באיסוף הצהרות חתומות על ביצוע פעילות זו. התקנות צריכות להיות זמינות באופן כללי. באופן אידיאלי, זה צריך להיות בכל אחד מהרכבים.

עם זאת, עצם קביעת הכללים והיכרותם של העובדים עלולים להתברר כלא יעילים אם לא ימונה מפקח לפיקוח על יישום התקנות. לפיכך יש להגדיר את כל ההליך הקשור בשימוש ברכבים בחברה ובקרה על שימוש זה.

צור חוזה של הפקדת הרכב לעובד

צורת הגנה נוספת מפני האשמה בשימוש ברכב למטרות שאינן פעילות עסקית במצב בו מכוניות חברה מורשות לשימוש העובדים היא עריכת הסכם הפקדת רכב בין העובד לחברה. לאחר מכן העובד מתחייב לקחת אחריות בכתב לשימוש ברכב החברה בהתאם לכללים החלים בחברה.

פיקוח על השימוש ברכבים בחברה בעזרת GPS

לשליטה בשימוש ברכבי חברה ניתן להשתמש גם בטכנולוגיית GPS המאפשרת לתעד את המסלולים בהם נוסעים רכבי חברה. עם זאת, צורה זו של "מעקב" אחר רכבי חברה צריכה לקבל הודעה קפדנית לעובדים המשתמשים בכלי רכב אלו. כמו כן, יש לזכור כי לוגר ה-GPS עצמו אינו מחליף את החובה לשמור על קצבת קילומטראז' לצרכי מע"מ. עם זאת, זה עשוי להיות צורה נוספת של בקרה ותיעוד של השימוש במכוניות אך ורק למטרות הקשורות לפעילות הנערכת.

אין להשכיר רכבים לעובדים!

מההסברים שהכין משרד האוצר עולה כי אם יזם המעסיק עובדים משתמש במכוניות בחברה מתחת ל-3.5 טון, מהם הוא מנכה 100% (הוצאות תפעול שוטפות, כולל רכישת דלק), אסור לו להשכיר את המכוניות הללו לעובדים. כמובן בתנאי שהעסק המנוהל על ידי היזם אינו עוסק בדרך כלל בפעילות מסוג זה. כפי שצוין בחוברת שהכין המשרד, פעולה כזו "עלולה להצביע על ניסיון לעקוף את התקנות המיישמות את החלטת החריגה". כמובן שהתקנון אינו אוסר במפורש מצב עניינים שכזה, אך מצווה להקדיש תשומת לב מיוחדת לסוגיית קביעת המחיר להשכרה אפשרית לעובד משלו.