מה לעשות אם החשבונית המקורית אבדה?

אתר אינטרנט

נישומים צריכים לרשום את החשבוניות שהתקבלו בפנקס ההכנסות וההוצאות ובפנקס הרכישות במע"מ באופן שוטף. אבל מה אם המסמך אבד בחברה? מקרים כאלה קורים לעתים קרובות למדי. ניתן לשחזר מסמך שנפגע בטעות או אבד.

על פי החוק, הנישום רשאי לבקש מהמוכר להוציא חשבונית כפולה. הקבלן יכין וישלח שכפול מהר יותר, אם מדובר גם בביצוע תשלום עבור הסחורה או השירותים הנרכשים.

בעת פרסום שכפול ל-KPiR, יש לשים לב במיוחד לתאריך המכירה והנפקת המסמך המקורי. בהתאם לעקרון הצבירה, יש להכיר בעלויות בשנות המס שאליהן הן מתייחסות בפועל. לפיכך, קבלת שכפול עם התאריך ינואר 2013 לא תתנה את ההכרה בעלות באותו תאריך, אם היא מתייחסת לשנת 2012. העלות מוכרת בספר בחודש דצמבר, ללא קשר אם היא קשורה בפועל לחודש דצמבר. או אחד מהחודשים הראשונים של 2012.

עם זאת, אם הונפקו גם המקור וגם העתק של המסמך ומתייחסים לאותה שנת מס, ניתן לכלול את הכפיל במועד הנפקתו.

על יזמים לשים לב לחשבוניות המתעדות את רכישת הסחורה. בהתאם לסעיף 17 לתקנת שר האוצר על שמירת ה-KPiR, יש לרשום את רכישת חומרי יסוד ומוצרים מסחריים בספר מיד לאחר קבלתם, לכל המאוחר לפני העברתם למחסן, עיבודם או מכירתם.

אם החומר או הסחורה המסחרית, שרכישתם מתועדת בחשבוניות הספקים, נמסרו למפעל או נסחרו לפני קבלת החשבונית, יש לשרטט תיאור מפורט של החומר (או הסחורה המסחרית) שהתקבל. למעלה, תוך ציון:

  • שם, שם משפחה (חברה) וכתובת הספק,
  • כמות וסוג, כמו גם מחיר יחידה וערך של חומר (או סחורה מסחרית)

ולערוך ערך בספר על סמך התיאור. יש לאשר את התיאור בתאריך ובחתימתו של מי שקיבל את הסחורה ולצרף לחשבונית שנשלחה לאחר מכן. כל הבדל ביחס לערך הנקוב בחשבונית יש לרשום בספר בתאריך קבלת החשבונית (או שכפולה).

הטיפול בשכפול ייראה אחרת במקרה של פנקס הרכישה במע"מ. אין זה משנה כאן אם החשבונית מתייחסת לרכישת סחורה או עלויות אחרות ולאיזה שנות מס היא מתייחסת. על הנישום לזכור כי האפשרות לנכות מע"מ מהחשבונית שהתקבלה אפשרית רק בחודש קבלת המסמך, או שתי תקופות עוקבות (חודש או רבעון - בהתאם לצורת התחשבנות מע"מ).

אם החשבונית המקורית אבדה או נפגעה, התקופה הנ"ל נספרת ממועד קבלת המקור ולא שכפול המסמך. אם כבר חלפה התקופה הקבועה בחוק להסדר מע"מ, היזם רשאי להביא בחשבון את ניכוי המע"מ באמצעות הגשת תיקון הצהרת המס.

זה יהיה שונה אם המקור לא הגיע כלל והכפיל היה המסמך הראשון שהתקבל. לאחר מכן, תקופת ניכוי המע"מ תחושב מיום קבלת העותק.

לסיכום, במקרה שהחשבונית המקורית אבדה, יש לפנות למוכר בבקשה לשכפול. הכרה במסמך בפנקס ההכנסות וההוצאות או בפנקס הרכישה במע"מ הינה זכותו של הנישום, גם אם היא כרוכה בחובת הגשת תיקון הצהרות מס.