חשבונאות אלקטרונית - דרך לשמור על פשרה בחברה

שירות העסק

חברה משלו וחשבונאות הם המרכיבים היוצרים מכלול קוהרנטי. מפעל ללא ספרים ורישומים מטופחים וכן פשרה מול מיסוי עלול להיאבק בבעיות מס ומשפט חמורות.

לכן כל כך חשוב להחליט באיזו צורת הנהלת חשבונות לבחור – האם לבחור בשירותי משרד רואי חשבון, להעסיק רואה חשבון, או לקחת את העניינים לידיים. עבור יזמים המעדיפים את הפתרון האחרון ואוהבים לשלוט על החברה שלהם, ובמיוחד על מצבה הפיננסי, חשבונאות אלקטרונית עשויה להיות פתרון אידיאלי

מהו הנהלת חשבונות אלקטרונית?

המושג חשבונאות אלקטרונית מכסה מספר כלים הדרושים לניהול היומיומי של העסק שלך. הם שונים מיישומים מסורתיים בכך שהם ניתנים ליזם בצורה של שלם קוהרנטי, זמין דרך דפדפן אינטרנט במודל SaaS. מה זה אומר? SaaS (Software as a Service) מורכבת מהפצת תוכנה בצורת מנוי דרך האינטרנט.

שירות החשבונאות האלקטרונית הוא לא רק מערכת תוכנת אינטרנט משולבת, הוא גם תמיכה מהותית מתמדת הניתנת על ידי מומחים מתמחים בתחומי חשבונאות, מיסים, דיני עבודה וביטוח.

למי מיועד חשבונאות אלקטרונית?

ראוי לציין כי חשבונאות אלקטרונית אינה מיועדת לכל אחד.

הפתרון יכול לשמש חברות מיקרו וקטנות, בפרט כאלו המנהלות את החשבונאות שלהן על בסיס ספר המס של הכנסות והוצאות או מסירות את המסים שלהן בצורה של סכום חד פעמי רשום.

הנהלת חשבונות אלקטרונית מיועדת גם לגופים בעלי פעילות עסקית רגילה ובלתי מסובכת. המשמעות היא שהנמענים הפוטנציאליים של תוכניות מסוג זה הם כ-90 אחוז. חברות ממגזר SME.

לפי הקרן לפיתוח עסקי STARTER בדוח שלה מ-2012, 37 אחוז. יזמים המנהלים חברות מיקרו וקטנות מנהלים חשבונאות משלהם, מתוכם 21 אחוזים. ארגונים מיקרו וקטנים משתמשים בכלים לחשבונאות אלקטרונית למטרה זו. מהנתונים הכלולים בדוח עולה כי צפויה עלייה מתמשכת בהתעניינות ביישומים מסוג זה - במיוחד בקרב אנשים המשתמשים בתוכנות חשבונאות נייחות.

מה מקבל יזם במסגרת הנהלת חשבונות אלקטרונית?

כפי שכבר ציינו, חשבונאות אלקטרונית היא מערכת המורכבת מסדרה של יישומים הקשורים זה לזה ומסייעים בניהול הפעילות היומיומית של החברה.

האתרים הגדולים מסוג זה, כחלק מהשירותים הניתנים, מציעים למשתמשיהם, בין היתר:

  • תוכנית חשבוניות,
  • מערכת אחסון,
  • התחשבנות במע"מ ו-PIT,
  • רכוש קבוע,
  • קופה רושמת / מודולי בנק,
  • CRM,
  • משאבי אנוש ושכר,
  • אָנָלִיזָה.

בנוסף, יש להם אינטגרציות רבות עם סוגים שונים של יישומים חיצוניים שימושיים מנקודת מבטו של היזם:

  • לוח שנה של גוגל,
  • מערכות איסוף עצמי,
  • פלטפורמות מסחר אלקטרוני,
  • בנקאות מקוונת.

יתרונות מערכות חשבונאות אלקטרוניות

היתרון הבלתי מעורער בהנהלת חשבונות מקוונת הוא היעדר הצורך במעקב דחוף אחר שינויים בדיני המס ובעדכון התוכנה המותקנת במחשב (בתשלום נוסף). בעלי האתר הם אלו שמבטיחים שהתוכנה תמיד תישמר מעודכנת באופן שכמעט ואינו מורגש.

היבט שגם משחק תפקיד חשוב בהחלטה לעבור לחשבונאות אלקטרונית הוא המחיר. שירות הנהלת החשבונות של החברה על ידי משרד רואי חשבון עולה מ-150 זלוטי בממוצע לחודש. בעת העסקת רואה חשבון, יזם חייב לקחת בחשבון הוצאה של עד 4,500 זלוטי לחודש. בהשוואה למחיר הסטנדרטי עבור גישה לאפליקציית חשבונאות אלקטרונית, שהוא בממוצע PLN 33 נטו לחודש, הפתרונות הקודמים חיוורים למדי.

יתרון נוסף של פתרונות ענן הוא אבטחת מידע. אתרים מקצועיים משתמשים בשירותי אירוח מהשורה הראשונה והטמיעו מדיניות אבטחה לעיבוד נתונים. היא מטילה את החובה לתכנן את פריסת הנתונים בשרתים, ליצור ולאחסן גיבויים במקומות עצמאיים רבים, להצפין העברת נתונים ולבצע פעילויות אחרות, שקופות פחות, שמטרתן לשפר את אבטחת הנתונים המאוחסנים.

הנהלת חשבונות אלקטרונית ומשרדי רואי חשבון זולים

מחיר המנוי החודשי, כפי שכבר הוזכר, תחרותי ביותר - PLN 33 נטו לחודש.

בקרב היזמים ישנה קבוצה גדולה של אנשים שמספרים שבמחיר דומה הם יכולים למצוא משרד רואי חשבון שיבצע עבורם את כל הפעילויות הקשורות להנהלת החשבונות של החברה. עם זאת, פתרון כזה עשוי לעלות ליזם הרבה עצבים וכסף בעתיד.

משרד רואי חשבון אמין שניגש באחריות לשירותים שהוא מבצע לא יהיה זול – עליו להשקיע בתוכנה מתאימה, להעסיק את המספר הנכון של אנשים שיוכלו לתת שירות נכון לכל הלקוחות. ודא שהם כל הזמן משפרים את הכישורים שלהם. יתרה מכך, על מנת להבטיח את תקינות ההתנחלויות, המסמכים עוברים לידיהם של שני אנשים לפחות:

  • רואה חשבון - רואה חשבון זוטר,
  • חשבון עובר ושב - רואה חשבון מוסמך האחראי על הסדר נכון של הלקוח מול רשויות המדינה.

מודל זה מאפשר לשלול את רוב הטעויות, אך הוא יקר מנקודת מבטו של בעל משרד רואי החשבון.

שימוש בשירותיהם של משרדי רואי חשבון זולים במיוחד עלול להיות כרוך בסיכון לא מבוטל של אי כשירות חשבונאית והסדרים לא מדויקים. כדי להעריך את אמינותו של משרד כזה, די לערוך חישוב כלכלי ראשוני לפי מחיר השירות המוצע לנו. אם מישהו מציע פחות מ-PLN 100 לחודש עבור פרסום 10-20 חשבוניות, כדאי לשקול את איכות השירות. אם רואה חשבון מקצועי מרוויח על בסיס חוזה העסקה כ-3,500 זלוטי נטו לחודש (העלות הכוללת היא 5,942.67 זלוטי), כמה חברות כמו שלנו מסוגלות להזמין נכון כדי שעלות העסקתה וההכשרות התכופות יחזרו , שמירה על משרד רואי החשבון ושהבעלים עדיין יכול להרוויח קצת?

לסיכום, אם ליזם יש תקציב קטן יחסית לניהול הנהלת החשבונות של החברה, ייתכן שהפתרון הטוב ביותר הוא להתמודד עם הנושא הזה בכוחות עצמו, תוך סיוע של מומחים.

מעניין שלפי דו"ח קרן STARTER, כשנשאלו מדוע יזמים מחליטים לנהל הנהלת חשבונות משלהם, השיבו רובם (כ-60%) שזה לא קשה.

התחל תקופת ניסיון חינם של 30 יום ללא כל תנאים!