מסמכי חברה - איך לאחסן אותם?

מס שירות

בעת ניהול עסק, זכור לשמור את תיעוד החברה. בהתאם לנתונים שהוא מכיל, יש לשמור אותו במשך 5 עד 50 שנים. מסיבה זו, ניתן לחלק את התיעוד ל-3 קבוצות. מדובר במסמכי מס, מסמכי ZUS ומסמכי עובדים.

מסמכי מס

בהתאם לחוק חשבונאות ואמנות. בסעיף 86 לפקודת המס, יש לשמור את תיעוד המס לתקופה של 5 שנים, החל מתום השנה הקלנדרית שבה חלף המועד לתשלום המס. במילים אחרות, יש לשמור את התיעוד הקשור למשל למס הכנסה אישי לשנת 2010, אשר מועד התשלום שלו הוא 30 באפריל 2011, עד סוף שנת 2016.

מסמכי מס הם כל העותקים ומקורים של חשבוניות מע"מ, מסמכים הקשורים לגביית מס וגביית מס, פנקסי מס ומסמכים נלווים וכן כל העתקי חשבונות שהונפקו - זה חל על נישומים המוציאים חשבוניות ומי שחייב לבקשם.

אותם כללים חלים על משלמי מע"מ. כמו כן, הם מחויבים לאחסן בארכיון את כל המקור והעותקים של חשבוניות וחשבוניות מתקנות וכן כפילויות של מסמכים אלו עד לפקיעת חבות המס.

אי אחסון מסמכים בארכיון או אחסון לא תקין שלהם עלול לגרום לאחריות פלילית על פי אמנות. 83 לחוק העונשין הפיסקלי. בפועל, זה מסתיים בקנס של כמה עשרות אלפי זלוטי.

מסמכי ZUS

תקנות אחסון מסמכים רלוונטיות מגדירות רק באופן חלקי את הכללים לאחסון מסמכי ביטוח. הם גם משנים את תקופת האחסון שלהם בהתאם לסוג המסמך. מסיבה זו, ניתן להבחין בין שלושה סוגי מסמכים עם תקופות שמירה שונות. מדובר במסמכי בקשה, פשרה ותשלום.

מסמכי הבקשה

לאחר תחילת הפעילות העסקית, ללא קשר לסוגו, הגורם שיהיה משלם התרומה נדרש להירשם ב-ZUS. ההרשמה מתבצעת לאחר מילוי והגשת מסמכי ZUS ZFA או ZUS ZPA הרלוונטיים ל-ZUS. לא צוינה התקופה שבה יש לשמור מסמכים אלה. יש להניח כי לאורך כל תקופת ניהול העסקים, על המשלם לשמור מסמך המאשר את זכאותו להסדרת הפקדות עבור המועסקים. משלם התרומה מחויב לספק, בין היתר, לבקשת מפקח הפיקוח של ZUS, מסמך הרושם אותו ב-ZUS כמשלם תרומה.

מסמכי חיוב

משלם התרומה מחויב לאחסן הצהרות פשרה ודוחות חודשיים אישיים המוגשים ל-ZUS, וכן מסמכים מתקינים הנשלחים ל-ZUS, הצהרות ודוחות למשך 10 שנים ממועד שליחתם ל-ZUS.במהלך תקופה זו, על המשלם לשמור הן עותקים של מסמכים שהוגשו בנייר והן מסמכים שהוגשו באופן אלקטרוני.

מסמכי תשלום

מסמכי התשלום הם הוכחה לתשלום התרומות ותאריך תשלומן. חובת שמירת מסמכי תשלום וחיוב נגזרת בעקיפין מפקודת המס. דמי ביטוח לאומי, ביטוח בריאות, קופת עבודה וקרן תגמולים מובטחת לעובדים ניתנות בניכוי בגין הכנסתו של היזם. מסמכים אלו, מכיוון שהם מספקים עדות לעלויות שנוצרו ולזכאות לקצבת פרישה, יש לשמור עד לפקיעת חבויות המס או עד אשר המוסד לביטוח לאומי יאשר זכאות לפנסיה.

מסמכי עובד

תיעוד עובד, לרבות אלה הנוגעים לתקופות עבודה ותגמול עבור עבודה, יישמר למשך 50 שנה מתום העבודה עבור המשלם על ידי המבוטח. על בסיס מסמכים אלו קובעת ZUS את הבסיס לחישוב קצבת הזקנה או הנכות. אם החברה חוסלה, אזי ארכיון מיוחד עשוי לקחת על עצמו את חובות האחסון. חובה זו מוסדרת בחוק מיום 17.12.1998 בדבר קצבאות וקצבאות נכות מביטוח לאומי (יומן חוקי תשס"ד, 39, סימן 353, בשינויים), סעיף 125א פסקה. 4.

דרכי אחסון מסמכים ואבן דרך בהנהלת חשבונות

יש לשמור את תיעוד החברה בצורתו המקורית במטה או בסניף של הישות הכלכלית. עדיף לחלק לתקופות התיישבות כדי שתוכל למצוא אותן בקלות ובמהירות. בנוסף, כדאי לדאוג לתיעוד עקרונות החשבונאות המאומצים, ספרי חשבונות, שוברי חשבונאות, מסמכי מלאי ודוחות כספיים. קודם כל, אתה צריך להגן עליהם מפני נזק או הרס מוחלט. כדאי גם להגן עליהם מפני שינויים לא מורשים והפצה לא מורשית.

עם זאת, אין זה אומר שהמסמכים חייבים להיות רק בצורת נייר. בזכות התיקון לחוק החשבונאות, לכל יזם יש זכות לשמור ולאחסן תיעוד תאגידי בצורה אלקטרונית. זה נותן לך אפשרויות בלתי מוגבלות. קודם כל, גישה קלה ומהירה למסמכים מכל מקום בעולם באמצעות האינטרנט. בנוסף, זמן וכסף נחסכים. אפילו כמה אלפי זלוטי בשנה. זוהי דרך חלופית לחברות מודרניות שחשוב להן ניהול יעיל.

התיעוד בצורת רישום אלקטרוני הוא הרבה יותר קל, מה שלא אומר שאין צורך לטפל בו בקפידה. המחשב שבו נשמרים הקבצים עם התיעוד הארגוני חייב להיות מוגן מפני וירוסים וכל מיני איומים הקשורים לאובדן נתונים. יש ליצור גיבויים שיטתיים של מסמכי החברה גם על נושאי נתונים מאובטחים כהלכה, כך שההקלטה עליהם תשרוד את תקופת הארכיון הנדרשת. לצורך כך, עדיף להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מורשית עם מספר פונקציות שנבדקו. ארכיון מסמכי החברה יכול להתבצע רק על מדיית IT של הקלטה קבועה חד פעמית. התנאי לשימוש בשיטת אחסון זו הוא שיהיו התקנים המאפשרים שכפול של ראיות בצורת תדפיסים.

מה ניתן לאחסן אלקטרונית

על פי חוק חשבונאות (סעיף 73 (2)), רישום אלקטרוני יכול לכלול ספרי חשבונות, שוברים חשבונאיים, העתקים של מסמכי מזומן, מסמכי מלאי ודוחות כספיים. אם כל הנהלת החשבונות של החברה נשמרת על מחשב באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מיוחדת, ניתן לאחסן אותה ולשמור אותה בארכיון בצורה זו. ניתן להעביר גם מסמכי מזומן, דפי בנק, פקודות חשבונאות והצהרות מס למנשאי מידע IT לאחר אישור הדוחות הכספיים. כל מסמכי החברה שנוצרו במקור בטופס זה צריכים להיות מאוחסנים גם בצורה אלקטרונית. כלומר, אם המשלם רשם אותו ב-ZUS כמשלם בצורה אלקטרונית באמצעות האינטרנט, אזי הוא מחויב לשמור את אישור הודעה זו גם בצורה אלקטרונית.