ענן - יישומי אינטרנט בעסק, חלק 1. יישומי אופיס

שירות העסק

בעידן מחשוב הענן, תפיסת התוכנה והדרכים שבהן אנו משתמשים בה השתנו באופן משמעותי. עד לאחרונה, השימוש בתוכנה היה קשור בדרך כלל לצורך בהתקנתה מהספק, למשל תקליטון, CD או כונן הבזק מסוג USB במחשב. נכון להיום, הודות להמצאת מחשוב הענן, מתאפשרת גישה מרחוק לאפליקציה. זה דומה לתהליך של השכרת רכב – אנחנו עושים את זה מתי ומתי שאנחנו צריכים אותו.

הודות לגישה זו, אין צורך ברכישת רישיון תוכנה. השכרתו חסכונית יותר ומוזילה את עלויות התפעול, כי אנחנו לא קונים רישיון באופן קבוע, אלא משתמשים בו רק על בסיס אד-הוק. יתרון נוסף של פתרון זה הוא שאינך צריך לעדכן את מחשבי החברה שלך. הפתרון בענן מאפשר לא רק להשכיר מרחוק את התוכנה, אלא גם לשכור מרחוק את כוח המחשוב המתאים. אז מהו מודל התשלום בפתרון מסוג זה? מאוד גמיש, אנחנו משלמים רק על מה שאנחנו באמת משתמשים בו. זהו אחד המאפיינים הבסיסיים של מחשוב ענן, שבזכותו פתרונות המבוססים על טכנולוגיה זו צוברים יותר ויותר משתמשים.

מאפיין חשוב נוסף של מחשוב ענן הוא אופי השירות שלו, מבחינה זו יש את הרעיון של SaaS - Software as a Service. במודל השירות נוכל להשתמש במגוון רחב של תוכנות: מ-CRM ועד מערכות ייעודיות, למשל הנהלת חשבונות מקוונת, וכן יישומי אופיס. יישומי משרד כמו מעבד תמלילים או גיליון אלקטרוני הם הסוגים הנפוצים ביותר של תוכנות עסקיות. מי לא משתמש בנו או לא השתמש בוורד או אקסל בעבר?

יישומי Office ומשרד בענן הם העתיד

פתרונות אופיס ויישומי משרד המבוססים על הענן הם עתיד מוחלט ליישומי תוכנה בחברות קטנות ובינוניות, אך גם בתאגידים ובאפליקציות בודדות. למודל זה מספר יתרונות כגון: סטנדרטיזציה, גמישות, התאמה לצרכי הנמען, מהירות ופשטות ביצוע, גישה בכל מקום וזמן. ומה שצריך להדגיש, היא מציעה מספר חיסכון בהשוואה לפתרונות המסורתיים, בעיקר מבחינת הפחתת עלויות ההטמעה, אך גם בתפעול ובתחזוקה.

תמונת שוק חבילות המשרד התגבשה כבר שנים. למרות שרבים כבר ניסו, מיקרוסופט עדיין נשארת בחזית שוק היישומים המשרדיים עם חבילת ה-Office. מצד שני, יש תוכנה המופצת בתנאי רישיונות GLP, בחינם או מוגבלת ללקוחות עסקיים, כגון OpenOffice (https://www.openoffice.org/pl/) או LibreOffice (https://pl.libreoffice) .org/home/). ישנן דוגמאות רבות נוספות לתוכנות משרדיות ברישיון GLPL. הופעת הענן ערערה את הבסיס של מיקרוסופט כמובילה בתעשייה. ראשית, גוגל, ולאחר מכן Zoho (חברה פחות מוכרת בפולין) הציגו את גרסאות התוכנה שלהם במודל ה-SaaS המקוון, זמין דרך דפדפן אינטרנט.

לפי המחקר של גטנר, MS Office עדיין נותרה השחקנית העיקרית בשוק מבחינת מספר המשתמשים בחבילות אופיס וחלקה מוערך ב-80% עד 96%. האינדיקציות אינן כוללות את החשיבות הגוברת של מודל ה-SaaS ואת התפקיד ההולך וגדל של התחרות של מיקרוסופט מול גוגל ו-Zoho. לפי גרטנר, ב-2013 50 מיליון מתוך 630 מיליון המשתמשים בחבילת המשרד (8%) בחרו בפתרון המבוסס על שירותי ענן. עד שנת 2022, 695 מיליון מתוך 1.2 מיליארד המשתמשים בחבילות המשרד (כלומר 58%) ייצרו ויערכו מסמכים בענן. גוגל ממלאת תפקיד גדול, שמערכת יישומי המשרד שלה Google Apps הגדילה משמעותית את חלקה מאז 2007, אז נאמד ב-10% עד 50% ב-2012. יש להוסיף גם שגוגל העריכה את צרכי הנמענים והציעה הנמענים פתרון העונה על הצרכים העסקיים שלהם. בעת ניתוח חבילות אופיס במודל SaaS, אנו יכולים להבחין במספר תכונות חשובות המאפיינות אותן:

  • תְקִינָה. בעידן ההתפתחות של טרנדים כמו BYOD (כלומר Bring On You Own Devices), מחלקות ה-IT חייבות לספק תמיכה ליישומי משרד בפלטפורמות חומרה רבות, ממחשבים אישיים ועד מכשירים ניידים. נוסיף כי רעיון ה-BYOD שהולך והופך פופולרי בעיקר בקרב תאגידים, אך גם חברות קטנות ובינוניות, נכלל באסטרטגיית השימוש בתוכנה בכל מקום בו מתאפשר כיסוי אינטרנט אלחוטי.
  • חיסכון. יישומי Office בענן חוסכים כסף. עמלות על השימוש בהן נגבות על בסיס קבוע ועל בסיס חודשי.
  • פשטות היישום. מה שמאפיין את התהליך הזה כאן הוא שמבחינה מעשית אין צורך להתקין דבר. מפקחי מערכת יוצרים חשבונות משתמש מרחוק תוך דקות. עבודה קבוצתית וצוותית בחבילות מקוונות מקבלת מימד חדש לחלוטין, וזו הצד החזק ביותר שלהן.על מה התהליך הזה? מספר אנשים יכולים לעבוד על אותו מסמך בו זמנית, עם שליטה מלאה על סדר גרסת המסמך והשינויים שנעשו בה. אז, מסתכל על התהליך הזה ממה שנקרא עבודה מרחוק וגישה ניידת למסמכים, מודל ה-SaaS מיועד לפעילויות כאלה. זה פשוט מספיק שיהיה מכשיר מצויד בדפדפן עם גישה לאינטרנט. עם זאת יש לציין שבמקרה של מכשירים ניידים, מראה ממשק המשתמש עדיין מותיר הרבה מקום לרצוי. במילים אחרות, אותו עורך טקסט בטאבלט ובסמארטפון ייראה מעט שונה בגלל הספציפיות של המכשיר והמגבלות הטכניות.

יישומי אופיס בענן - קווי דמיון והבדלים

הבסיס של כל חבילת משרד היא השלישייה שלה: מעבד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים ותוכנות מצגות. זוהי הליבה של הגרסה הבסיסית של Google Docs, גם מיקרוסופט מציעה את הגרסה שלה של Office במודל המקוון, הזמינה בכתובת https://www.office.com/. יש להזכיר כי חבילות אפליקציות המשרד מצוידות בפיצ'רים שאמורים להפוך את העבודה איתן לקלה ואטרקטיבית יותר - למשל מערכות הודעות ודואר אלקטרוני. יישומי Office בחבילת Google Apps כוללים Gmail ידוע ופופולרי. Microsoft מספקת תוכנית דואר אלקטרוני עבור Outlook ו- Lync Messenger להעברת הודעות מיידיות והודעות מיידיות. בנוסף, ערכות המשרד כוללות תוכניות מיוחדות ליצירת וניהול אנשי קשר ולוחות שנה.

לפעמים הם מציעים תכונות ייחודיות למדי, למשל מיקרוסופט הציגה איכות חדשה לפני זמן מה עם הכלי OneNote, שנשאר אחת מהתוכנות הטובות ביותר לרישום הערות. היתרונות שלו יוערכו בצורה הטובה ביותר על ידי משתמשי הטאבלט. לאחר מכן ניתן לתמלל את ההערות שלך בכתב יד לטקסט רגיל. פונקציה מעניינת בתחום ניהול הפרויקטים מציעה חבילת Zoho (www.zoho.com) - Zoho Project, המתחרה פונקציונלית ב-SharePoint של מיקרוסופט. היבט חשוב אחד של חבילות יישומי המשרד הוא התאימות הזמינה בעת פתיחה ושמירה של מסמכים שנוצרו בפתרונות מתחרים. לדוגמה, Google Apps מציע תאימות לפורמט DOCX. אסור גם לשכוח את בעיות השפה, אבל כאן כל שלוש חבילות המשרד שהוזכרו Microsoft Office, Google Apps או Zoho Office מציעות ממשק משתמש פולני.

מה העתיד של יישומי אופיס מקוונים?

האתגר החשוב ביותר עבור יצרני חבילות משרד מקוונות הוא להבטיח תאימות למספר הולך וגדל של מכשירים ניידים. האתגר מורכב למדי מכיוון שהוא דורש להפוך את המראה לעקבי בכל המכשירים הניידים הזמינים, אבל לא רק. המטרה של מפתחי תוכנה בענן, לא רק של המשרד, היא לספק את התבנית המושלמת שבה כל אפליקציות המשרד ייראו ויעבדו אותו דבר בכל המכשירים. לדוגמה, מסמך ב-PowerPoint צריך להיראות אותו הדבר באייפון, מחשב נייד או שולחן עבודה. הקובץ עצמו אמור להיטען למכשיר במהירות דומה ולספק את אותן פונקציות עריכה. עם זאת, זהו שיר העתיד והוא עדיין רחוק מלהיות אידיאלי.

מכיוון שקשה למצוא אידיאל, לענן כפתרון יש את החסרונות הספציפיים שלו. אחד מהם הוא השהיה הנובע משליחת נתונים, כולל כל התצוגה של האפליקציה (הממשק), דרך האינטרנט. בהתאם למקום החיבור, מהירות הקישור וסוגו, למשל חיבורי GSM או קווי, עיכובים בעבודה מרחוק עשויים להיות קטנים או גדולים יותר. לכן, לפתרונות מקומיים, כלומר התקנה ישירות על המכשיר, תמיד יהיה יתרון על פני פתרונות בענן.

בכל הנוגע ליישומי משרד, נושא אחסון מסמכים מרחוק יישאר נושא רגיש מאוד עבור משתמשים רבים. זה נושא שמעורר מחלוקת ניכרת בקרב נמענים רבים, בעיקר עסקיים. בעיות אבטחת מידע מכבדות את השימוש חסר הבחנה בפתרונות מקוונים. עם זאת, חברות רבות אינן מבינות שאמצעי האבטחה הנהוגים כיום נגד גישה לא מורשית לנתונים הם ברמה גבוהה מאוד, והספקים הטובים ביותר בשוק מציעים אבטחה ברמה שאינה ניתנת להשגה עבור ארגונים קטנים רבים יותר. לכן, לא צריך לפחד מאחסנת מידע בענן, אלא לבחור ספק פתרונות אמין מתאים.