אוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות במשרד רואי חשבון - המידע החשוב ביותר

משרדי חשבונאות

מגיפת COVID-19 אילצה מספר שינויים בפעילותן של חברות רבות. חלקם נאלצו להתחיל לעבוד מרחוק, ומכאן הביקוש המוגבר למשרדי רואי חשבון המציעים שירותי הנהלת חשבונות מקוונים. האם כדאי להתמקד באוטומציה מלאה של תהליכי חשבונאות? מהי אוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות במשרד רואי חשבון? אנו דנים במאמר!

אוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות במשרד רואי חשבון - במה מדובר?

אוטומציה היא לא יותר מאשר יישום הדרגתי של טכנולוגיות חדשות לביצוע משימות שפעם היו צריכים להיעשות באופן ידני. היא פועלת במיוחד היכן שניתן ורצוי, תוך הפחתת עלויות, שיפור היעילות והפחתה משמעותית של הזמן הדרוש לביצוע פעילות נתונה.

העובדה שאין להכחישה היא שהאוטומציה של תהליכים חשבונאיים מתקדמת יותר ויותר עם הזמן. לאחר מכן מגיעים יותר ויותר שירותים מודרניים, מה שמביא לתחרות הולכת וגוברת בשוק. לכן, כדאי לשקול היערכות מתאימה של משרד רואי החשבון שלכם ליישום טכנולוגיות חדשות, שכן הדבר יאפשר לכם להתבלט מהמתחרים ובמקביל להשיג לקוחות מרוצים יותר.

תהליך האוטומציה מבטיח גם גישה מיידית לנתונים הדרושים, ומאפשר ללקוחות לשלוח מסמכים למערכת, כמו גם לצפות בעבודות משרד רואי החשבון. זה, בתורו, מספק חיסכון נוסף בחומרים הנצרכים במהירות, כגון נייר או אביזרים אחרים למשרד.

גם הבעיה של ארונות מלאים במסמכי לקוחות מתבטלת, שכן הם מאוחסנים בצורה דיגיטלית בלבד. בשנים האחרונות הוכיחו כי גם משרדי השומה הולכים עם הזמן ומבצעים לרוב בדיקות, שבמהלכן נשלחות סריקות מסמכים באמצעות הדואר האלקטרוני.

אוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות במשרד רואי חשבון – למה זה משתלם?

ניהול מסמכים יעיל, מזעור סיכון לאובדן חשבוניות או פתרון בעיות של דד-ליין - אלו רק חלק מהיתרונות של אוטומציה חשבונאית. פתרון זה יעבוד מצוין אם נרצה לצמצם את הזמן והעלויות הכרוכות בחשבוניות תוך ביטול חשבוניות נייר.באמצעות סילוק קלסרים מיותרים תוכלו להרוויח מקום נוסף במשרד.

אוטומציה לא חייבת להיות מאמץ יקר. בשימוש במערכות כגון wCompany למשרדי רואי חשבון, מחיר חבילת הנהלת החשבונות כולל OCR ללא הגבלה. לקוחות יכולים לצרף מסמכים ישירות לפאנל הלקוחות או ב-google drive או dropbox שלהם המחוברים למערכת הנהלת החשבונות. אם יש לקוחות שבכל זאת מביאים מסמכים בנייר, מספיק שיהיה סורק למקרים כאלה.

יותר ויותר רואי חשבון משוכנעים באוטומציה, כי היא ללא ספק משפרת את עבודתם ומאפשרת לכם לחסוך את הזמן שהושקע עד כה בהזנת מסמכים ידנית. למרות שרבים מהם עדיין מעדיפים להתמודד עם כמה בעיות בעצמם, הם מעריכים את הנוחות שבהזנת נתונים אוטומטית ואת ההקלה ממשימות לא נעימות ומונוטוניות, כמו חפירה במסמכים או ניהול חשבונות ידני של מסמכים.

הזדמנויות ואיומים ואוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות במשרד רואי חשבון

עליכם להיות מודעים לכך שהאוטומציה של תהליכי הנהלת חשבונות היא בלתי הפיכה, ואנשים העובדים בהנהלת חשבונות צריכים להתרגל לכך. טכנולוגיות חדשות יכולות להיות קשות עבור חלק מהעובדים. קורה שעובדי משרד רואי החשבון הם בלמים שלא רוצים שינויים בדפוסי העבודה שהם מכירים היטב. מצד שני, הכיוון שאליו צועד השוק והציפיות של דור היזמים הצעיר והצעיר מלמדים שהפתרון היחיד הוא העלאת יכולות בתחום זה.

עם זאת, חובבי חידושים טכנולוגיים בהחלט ימצאו את עצמם במציאות החדשה הזו – זו הזדמנות מצוינת עבורם לפתח את הקריירה שלהם. זוהי גם הזדמנות לאנשים שרוצים לעשות הסבה מקצועית, שכן הביקוש להתמחויות פרטניות במגזר ראיית החשבון יגדל.

התקדמות טכנולוגית ויעילות מוגברת של השירותים עשויות להיות התשובה למחיר שירותי הנהלת חשבונות שעומד על כנו מזה זמן. כדי שמשרד רואי חשבון יהיה עסק משגשג, יש צורך לחפש פתרונות שמגדילים את הרווחיות. כשמכניסים אוטומציה אולי יתברר שאנחנו מצליחים ליישב את אותו מספר לקוחות בקבוצה קטנה יותר או שנוכל לנצל את הזמן הפנוי שלנו למשימות חשובות אחרות כמו שיווק ורכישת לקוחות חדשים.

האם עדיין יהיה צורך ברואי חשבון?

אוטומציה מביאה הזדמנויות חדשות לאנשים שאפתניים ומוסמכים, אך יחד עם זאת איום על מי שנאחז בשיטות עבודה מסורתיות. עם זאת, טכנולוגיות לא יחליפו בקרוב פעילויות כגון בדיקת נכונותם המהותית של מסמכים שהוזמנו או התייעצות עם הלקוח, הנמצאות בסמכותו של רואה חשבון.

הדו"ח של הארגון הבינלאומי של מומחים בתחום הכספים, החשבונאות והניהול (ACCA) "מוכן לעתיד: קריירות חשבונאות בשנות ה-2020", על עתיד עבודתו של רואה חשבון, מתמקד בכמה מההיבטים החשובים ביותר שבקרוב יהיה רצוי במיוחד. אלו הם:

  • טרנספורמציה עסקית,

  • ניהול ושימוש בנתונים חשבונאיים לפיתוח עסקי,

  • פיתוח טכנולוגיות המשמשות בחשבונאות,

  • תמיכה בהבטחת פיתוח בר קיימא (חתירה לרווח ומטרה).

הדו"ח מצביע גם על צמצום מתקדם של ההתמחות, ולאחר מכן יהיה צורך להיות בעל כישורים בחשבונאות, כגון:

  • כישורים דיגיטליים וטכניים,

  • יְצִירָתִיוּת,

  • חשיבה קדימה וציפייה,

  • אינטליגנציה רגשית.

זרימת מסמכים אלקטרונית

רואה חשבון במשרד רואי חשבון לא צריך שיהיה לו שולחן מכוסה במסמכים. הודות למערכת wCompany למשרדי רואי חשבון, יזמים יכולים להוסיף סריקות או קבצי PDF עם חשבוניות לפאנל שלהם באופן שוטף. הוא יכול גם לסרוק אותם עם הטלפון ולצרף לכונן גוגל או דרופבוקס המשולב עם החשבון שלו ב-wCompany. בתחילת החודש הבא, מפקח רואה החשבון מעביר את כל המסמכים לרישום ב-OCR ומוודא רק את נכונות הרישומים. תוצאות חישובי המס מתפרסמות בפאנל הלקוחות וניתן לשלוח אותן ישירות מהמערכת למייל או אפילו ל-SMS. ארכיון המסמכים כולו שמור באופן אלקטרוני וזמין תמיד לצפייה של רואה החשבון והיזם עצמו.

אוטומציה היא העתיד של הנהלת חשבונות. למרות שעדיין לא כל משרד רואי חשבון רואה צורך במחשוב, ייתכן שזו הבחירה הנכונה היחידה. טכנולוגיות חדשות ללא ספק ימלאו תפקיד חשוב יותר ויותר בחשבונאות וכדאי להיכנס לתהליך זה בהקדם האפשרי.