התיקים האישיים של העובד - איך לשמור אותם משנת 2019?

שֵׁרוּת

כל מעסיק מחויב לשמור תיקים אישיים עבור עובדיו. זאת בשל חוק העבודה, חוק הגמלאות והרגולציה החדשה על שמירת רישומי עובדים. התנהגותם הפסולה כפופה לאחריות פלילית. מה צריך להכיל וכיצד יש לשמור את תיקיו האישיים של העובד בהתאם להוראות בתוקף משנת 2019? אנחנו עונים למטה.

מה צריך להכיל התיק האישי של העובד?

התקנות מפרטות באופן מפורט כיצד לאסוף ולאחסן רישומי עובדים. בשל סוג המסמכים, כיום ניתן לחלק את התיק האישי של העובד ל-3 חלקים - א', ב' ו-ג' ומשנת 2019 יהיה חלק נוסף - ד'.

חלק א' - מסמכים הקשורים להגשת מועמדות לעבודה

חלק א' בתיקיו האישיים של העובד מורכבים מהצהרות או מסמכים בנוגע לנתונים אישיים שנאספו בקשר להגשת מועמדות לעבודה. זה צריך לכלול גם הפניות לבדיקות רפואיות ואישורים רפואיים לגבי בדיקות רפואיות ראשוניות, תקופתיות ומעקב (סעיף 229 § 1 נקודה 1, § 11 ו-12 לחוק העבודה).

חלק ב' - ביסוס יחסי העבודה ומהלך העבודה

חלק זה בתיעוד העובד מוקדש במיוחד למסמכים שנוצרו במהלך העבודה. אלו כוללים:

  1. הצהרות או מסמכים לגבי נתונים אישיים שנאספו בקשר לכינון יחסי עבודה,

  2. חוזה עבודה, ואם החוזה לא נכרת בכתב - אישור על ההסדרים לגבי הצדדים לחוזה, סוג החוזה ותנאיו;

  3. היקף הפעילות (היקף החובות), אם המעסיק פירט בנוסף את משימות העובד הנובעות מסוג העבודה המפורטת בחוזה העבודה בטופס זה,

  4. מסמכים בדבר ביצוע עבודה על ידי עובד בתנאים מיוחדים או בעלי אופי מיוחד כמשמעותו בהוראות חוק פנסיית גישור מיום 19.12.2008 (יומן חוקים משנת 2017, פריט 664 ומשנת 2018, סימן 138),

  5. אישור לקריאה על ידי העובד:

  • עם תוכן תקנון העבודה או ההודעות,
  • עם ההוראות והכללים של בריאות ובטיחות תעסוקתית,
  • עם היקף המידע הסודי המפורט בתקנות נפרדות עבור סוג מסוים של עבודה, תפקיד או תפקיד שבוצעו,
  1. אישור כי הודיעו לעובד:

  • על תנאי העסקה ושינוי תנאי העסקה,
  • על המטרה, ההיקף ושיטת היישום של הניטור,
  • על הסיכון התעסוקתי הקשור לעבודה שבוצעה, ועל עקרונות ההגנה מפני איומים,
  1. אישור קבלת מידע על ידי העובד הצעיר ונציגו בחוק על הסיכון התעסוקתי הקשור לעבודה שמבצע המתבגר ועל עקרונות ההגנה מפני איומים,

  2. מסמכים המאשרים את השלמת ההכשרה הנדרשת בבריאות ובטיחות תעסוקתית,

  3. הצהרות בדבר סיום העסקה או תנאי שכר או שינויים בתנאים אלה באופן שונה,

  4. מסמכים הנוגעים להפקדת רכוש לעובד חובת החזרה או חישוב, מסמכים בדבר קבלת העובד באחריות מהותית משותפת לנכס המופקד, לרבות חובת החישוב,

  5. מסמכים הקשורים לשיפור הכישורים המקצועיים על ידי העובד או הקשורים לרכישה או השלמה של ידע ומיומנויות על עקרונות שאינם אלה הנוגעים לשיפור הכישורים המקצועיים,

  6. מסמכים הקשורים להענקת פרס או הצטיינות לעובד,

  7. מסמכים הקשורים לבקשה ולשימוש של עובדת בחופשת לידה, חופשה בתנאי חופשת לידה, חופשת הורות, חופשת לידה או חופשת לידה,

  8. מסמכים הקשורים לשילוב ניצול חופשת הורות עם ביצוע עבודה עבור המעסיק המעניק חופשה זו,

  9. מסמכים הקשורים להפחתת זמן העבודה, במקרה של עובד הזכאי לחופשת הורות,

  10. הצהרת העובד שהוא ההורה או האפוטרופוס של הילד על הכוונה או חוסר הכוונה להשתמש בזכויות הקשורות להורות,

  11. מסמכים הקשורים למתן חופשה ללא תשלום,

  12. הפניות לבדיקות רפואיות ואישורים רפואיים בנושא:

  • בדיקות רפואיות ראשוניות (סעיף 229 § 1, נקודה 2 לחוק העבודה),
  • בדיקות רפואיות תקופתיות ובקרה (סעיף 229 § 2, 3 ו-5 לחוק העבודה),
  1. הסכם אי תחרות, אם הצדדים ערכו הסכם כזה במהלך תקופת העבודה,

  2. בקשת עובד ליידע את מפקח העבודה המחוזי המוסמך על העסקת עובדי לילה והעתק מהמידע בעניין זה המופנה למפקח העבודה המוסמך,

  3. מסמכים הקשורים לשיתוף הפעולה של המעסיק עם הארגון המקצועי המייצג את העובד או גורמים אחרים בעניינים הקשורים ליחסי העבודה המחייבים שיתוף פעולה כאמור,

  4. מסמכים הנוגעים לביצוע עבודה בצורה של עבודה מרחוק;

התחל תקופת ניסיון חינם של 30 יום ללא כל תנאים!

חלק ג' - הפסקת עבודה

יש לשמור כאן את כל המסמכים הקשורים לסיום או פקיעת יחסי העבודה, כלומר:

א) הצהרות הקשורות לסיום חוזה העבודה,

ב) בקשות להנפקה, תיקון או השלמה של תעודת עבודה,

ג) מסמכים הנוגעים לאי תשלום לעובד שווי מזומן עבור חופשה שנתית,

ד) העתק של תעודת העסקה שהונפקה,

ה) אישור פעילויות הקשורות לתפיסת גמול עבור עבודה בקשר להליכי הוצאה לפועל תלויים ועומדים,

ו) הסכם אי תחרות לאחר סיום העבודה, אם הצדדים כרתו הסכם כזה,

ז) הפניות לבדיקות רפואיות ואישורים רפואיים הקשורים לבדיקות רפואיות תקופתיות בקשר עם ביצוע עבודה בתנאי חשיפה לחומרים ומסרטנים או לאבק פיברוטי (סעיף 229 § 5, נקודה 2 לחוק העבודה);

חלק ד' - צו קנסות

החלק החדש של תיקי העובדים יועד בעיקר למסמכים כגון העתקות הודעות עונש, וכן מסמכים נוספים הקשורים לאחריות העובד לצו או לאחריות המפורטים בתקנות נפרדות, הקובעות את מחיקת העונש לאחר א. פרק זמן מוגדר.

ניתן לחלק כל חלק בתיק העובדים לקטנים יותר, ולמנות אותם ברציפות A1, A2 וכו'.

כיצד לאחסן קבצים אישיים של עובדים?

התיקים האישיים של העובדים יוכלו להישמר לא רק בנייר, אלא גם בצורה אלקטרונית. יש לאחסן מסמכים בצורתם המקורית במושב ההנהלה או בסניף של הישות הכלכלית. מומלץ לסדר בצורה כרונולוגית וממוספרים כך שתוכל למצוא אותם בקלות ובמהירות. בנוסף, יש להגן עליהם מפני נזק או הרס מוחלט.

בהתאם לאמנות. 125A פר.סעיף 4 לחוק 17 בדצמבר 1998 בדבר קצבאות וקצבאות נכות מקופת הביטוח הלאומי, תיעוד עובדים, לרבות אלה הנוגעים לתקופות עבודה ותגמול בגין עבודה, יישמר לתקופה של 50 שנה מתום העבודה עבור המשלם על ידי המבוטח. משנת 2019, ניתן לקצר תקופה זו ל-10 שנים אם המסמכים נשמרים בצורה אלקטרונית. על בסיסם, ZUS קובעת את הבסיס לחישוב קצבת הזקנה או הנכות. אם החברה חוסלה, אזי ארכיון מיוחד עשוי לקחת על עצמו את חובות האחסון.